מה תקבלו בסוף
חשבון של קבלן שנבדק מול השטח ואושר לתשלום.
לפני שמתחילים
- חוזה מול הקבלן, עם סעיפים
- מייל של הקבלן. בלי שליחת מיילים מהמערכת, אין קוד, ואין כניסה לפורטל
שלב אחר שלב
פתחו לקבלן קישור לפורטל
ב"חשבונות" בחרו את החוזה של הקבלן ולחצו "פורטל קבלן". הקלידו את "מייל של הקבלן" ואיש קשר, השאירו מסומן "לשלוח את הקישור במייל", ולחצו "פתיחת קישור". הקישור מוצג עכשיו בלבד. אם ייאבד, פותחים קישור חדש. ברשימה "קישורים" אפשר לבטל קישור בכל רגע.
הקבלן נכנס עם קוד
הקישור פותח מסך כניסה בלבד. הקבלן לוחץ "שליחת קוד למייל", מקבל קוד בן 6 ספרות שתקף 10 דקות, ולוחץ "כניסה". כל כניסה דורשת קוד חדש. אחרי חמישה קודים שגויים צריך לבקש קוד חדש.
הקבלן מגיש חשבון
בלשונית "סעיפי החוזה" הקבלן רואה רק את החוזה שלו, במחירים שלו. ב"החשבונות שלי" הוא לוחץ "חשבון חלקי חדש", ממלא את המצטבר לכל סעיף, לוחץ "שמירה" ורואה את הסכום לתשלום. "הגשה לבדיקה" שולחת אליכם את החשבון, ומנהלי הפרויקט מקבלים התראה בלי סכום.
פתחו את החשבון לבדיקה
החשבון מופיע ב"חשבונות" כ"הוגש", עם הסימון "הוגש בפורטל הקבלן". לחצו "התחלת בדיקה". חשבון של קבלן בלי פורטל מקלידים בעצמכם, או מייבאים מהקובץ שלו ב"ייבוא הגשה".
בדקו מול השטח
סמנו "רק שורות עם דגלים". דגל מסמן למשל שורה שהוגשה מעבר למה שנסגר, או סעיף שלא קיים בחוזה. "אשר עד הנסגר" מאשר בשורות האלה את מה שנסגר, ו"אשר כפי שהוגש (שורות בלי דגלים)" מאשר את השאר. אפשר להקליד בכל שורה כמה אושר, או להחזיר את החשבון לקבלן ב"החזרה לתיקון", עם הערה.
אשרו, בשניים כשצריך
חשבון רגיל מאשרים ב"אישור החשבון". כשהסכום לתקופה מגיע לסף של הארגון, הכפתור הוא "אישור ראשון", והחשבון ממתין. מנהל מערכת אחר פותח אותו ולוחץ "אישור שני". אחרי האישור החשבון מוקפא, ומחכה לתשלום לפי תנאי החוזה.
טיפים מהשטח
- הקבלן לא רואה בפורטל את המחיר של המזמין, את מה שנסגר אצלכם, את הדגלים או את ההערות הפנימיות שלכם.
- יש לקבלן ליקויים פתוחים במיקומים של הסעיפים? מעל הניכויים מופיעה הצעה לעכב סכום עד שיאומתו, ו"הוספת עיכבון" מוסיפה אותה כניכוי, עם הליקויים כראיה.
- את סף האישור השני קובע מנהל המערכת בהגדרות הארגון, ואפשר לקבוע סף אחר לפרויקט ב"ספים" של הבקרה התקציבית.
שאלות נפוצות
הקבלן לא קיבל את הקוד. מה עושים?
בדקו שהמייל ברשימת "קישורים" נכון ושהקוד לא הגיע לדואר זבל. קוד חדש אפשר לבקש אחרי דקה. אם המייל שגוי, בטלו את הקישור ופתחו חדש.
מה קורה כשהחזרתי חשבון לתיקון?
הקבלן רואה בפורטל את ההערה שלכם, מתקן ולוחץ "הגשה מחדש". כל סבב תיקון נספר, ומופיע ב"סבבי תיקון לחשבון".
אנחנו חברת פיקוח. מי נותן את האישור השני?
בתפקיד "ניהול ופיקוח" האישור שלכם הוא "אישור הפיקוח — המלצה לתשלום", ואחריו רושמים את אישור המזמין ב"רישום אישור המזמין", עם יום ואסמכתה.
אם משהו לא עובד
הקבלן רואה "הקישור לא תקף" או "הקישור בוטל".
לקישור יש תוקף, ואפשר לבטל אותו. פתחו לקבלן קישור חדש ב"פורטל קבלן".
נתקעתם? אנחנו כאן
כתבו לנו באיזה פרויקט ובאיזה מסך עבדתם ומה ציפיתם שיקרה. צילום מסך מקצר את הטיפול.
פנייה לצוות שטח