מה תקבלו בסוף
תוך חמש דקות תדעו אם הפרויקט על המסלול, מי קובע את מועד הסיום ובמה לטפל קודם.
לפני שמתחילים
- פעילויות עם תאריכי סיום מתוכננים, ותכנית בסיס נעולה במסך "לוחות זמנים" (את שניהם קובעים מנהל פרויקט או מנהל מערכת)
- תאריך יעד לסיום ושבוע עבודה בהגדרות הפרויקט, בכרטיס "לוח זמנים וסוג פרויקט": לפיהם מחושבים "מול היעד" והקצב הנדרש
שלב אחר שלב
פתחו את "תמונת מצב"
בתפריט הפרויקט, תחת "בקרה", לחצו "תמונת מצב". אפשר להגיע לאותו מסך גם מ"מבט על": בכרטיס "האם אנחנו על המסלול?" לחצו "פירוט בבקרה". מתחת לכותרת כתוב "נכון ל-" עם התאריך, וגם אם הצפי מתחשב בחגים שבלוח הארגון.
סננו, אם צריך
בראש המסך, ליד הכותרת, אפשר לסנן לפי קומה, אזור, סוג חדר, דיסציפלינות וקבלן. נניח שהישיבה היום על מיזוג האוויר בקומה 3: בחרו אותם, וכל המספרים יחושבו רק עליהם. שדה מופיע רק כשיש לו מה לסנן, למשל "אזור" רק בפרויקט עם אזורים. הסינון נשמר בכתובת הדף ועובר איתכם כשממשיכים מכאן ללו״ז או ל"קצב וצפי" דרך כרטיס או קישור במסך. מתפריט הפרויקט המסכים נפתחים בלי סינון.
קראו את שלושת המספרים הראשונים
"ביצוע בפועל מול מתוכנן להיום" משווה את אחוז ההשלמה בפועל לאחוז שהיה אמור להיות גמור עד היום, למשל 38% מול 45%, ומציג "פער של 7 נקודות אחוז". "צפי השלמת ביצוע מול היעד" נותן תאריך, וכמה ימים הוא לפני או אחרי תאריך היעד לסיום שבהגדרות הפרויקט. "הקובעת: קצב נוכחי מול נדרש" מראה איזו דיסציפלינה מכתיבה את הסיום, ובאיזה קצב היא עובדת לעומת הקצב שהיא צריכה.
קראו את שלושת המספרים הבאים
"באיחור / בסיכון" מציג שתי קבוצות נפרדות: פעילויות פתוחות שתאריך הסיום המתוכנן שלהן כבר עבר, ופעילויות שאמורות להסתיים ב-14 הימים הקרובים ונראה שלא יספיקו, כי יש עליהן חסם פתוח או שנשאר להן פחות זמן ממה שפעילות כזו לוקחת בדרך כלל. "חסמים לשבועיים הקרובים" סופר חסמים פתוחים, על פעילות או על חדר, שמעכבים עבודה שמתחילה או מסתיימת ב-14 הימים הקרובים, ומראה כמה פעילויות הם מעכבים. "עדכון שטח אחרון" מראה מתי נרשמו לאחרונה שינוי סטטוס או תמונה, והופך לאדום אחרי יותר מ-7 ימים.
כשכתוב "אין צפי"
הצפי נשען על קצב אמיתי. אם לדיסציפלינה שעוד נשארה בה עבודה יש פחות מ-5 השלמות בחלון הקצב, או שכל ההשלמות שלה היו בשבוע אחד, אין לה צפי, ולכן אין צפי גם לפרויקט. במקום תאריך שמרגיע את כולם תראו "אין צפי", ובכרטיס "הקובעת" את שם הדיסציפלינה בכתום, עם "אין מספיק השלמות לצפי". זו הדיסציפלינה שחסרות לה השלמות.
עברו על "דורש טיפול"
הרשימה מחולקת לפי סוג: "קצב אדום", "חסם פתוח" (מהוותיק לחדש), "בסיכון", "ממתין לאישור" יותר מ-3 ימים ו"בביצוע בלי עדכון" 14 יום ומעלה. "קצב אדום" הוא דיסציפלינה שעובדת בפחות מ-80% מהקצב הנדרש. את הקצב הנדרש מחשבים מתאריך היעד, ולכן הסוג הזה מופיע רק כשיש לפרויקט תאריך יעד. מכל סוג מוצגים עד 5 פריטים, חוץ מ"קצב אדום" שמציג את כל הדיסציפלינות האדומות. בכותרות של "חסם פתוח", "בסיכון" ו"בביצוע בלי עדכון" כתוב גם כמה יש בסך הכול, למשל "5 מתוך 43". לחיצה על פריט פותחת את החדר במסך "ביצוע", ולחיצה על פריט של "קצב אדום" פותחת את "קצב וצפי".
רדו לפרטים
מתחת למספרים יש עקומת S מקוצרת עם הקישור "ללו״ז המלא", וטבלת "דיסציפלינות" עם קישור ל"קצב וצפי" המלא. גם כל אחד מששת הכרטיסים הוא קישור: הפער מוביל ללו״ז, הצפי, הקובעת ו"באיחור / בסיכון" מובילים ל"קצב וצפי", החסמים ל"חסמים" ו"עדכון שטח אחרון" ל"ציר זמן".
טיפים מהשטח
- "עדכון שטח אחרון" אדום? קודם מביאים עדכונים מהשטח, ורק אחר כך מסיקים מסקנות. צפי שנשען על נתונים של לפני שבועיים הוא לא צפי.
- הרבה פריטים ב"ממתין לאישור"? העבודה בשטח נעשתה, אבל לא נסגרה. סבב אישורים קצר של מנהל הפרויקט ישפר את המספרים בלי שאף קבלן יזיז אצבע.
- כתובת הדף שומרת את הסינון. העתיקו אותה ושלחו לצוות לפני הישיבה, וכולם יגיעו עם אותה תמונה.
שאלות נפוצות
מי יכול לראות את מסכי הבקרה?
מפקח, מתכנן ומנהל פרויקט בפרויקטים שהם חברים בהם, ומנהל מערכת בכל פרויקטי הארגון. משתמש "צופה", החשבון שמזמין או קבלן מקבלים בדרך כלל, לא רואה אותם, כי צפי שמראה איחור הוא כלי עבודה פנימי. את "ציר זמן" רואים כולם.
מאיפה מגיע "מתוכנן להיום"?
מתכנית הבסיס: כמה פעילויות היו אמורות להסתיים עד היום לפי הבסיס הקפוא. פעילות שאין לה בסיס לא נספרת ב"מתוכנן", ולכן כדאי לנעול בסיס גם לפעילויות שנוספו אחר כך. רק כשאין בסיס לאף פעילות, ההשוואה היא מול התכנון הנוכחי, שזז בכל פעם שמזיזים את הלו״ז.
למה כתוב "אין צפי"?
כי לפחות לדיסציפלינה אחת שעוד נשארה בה עבודה אין מספיק השלמות כדי למדוד קצב. במסך "קצב וצפי" אפשר להאריך את חלון הקצב ל-8 שבועות, או להקליד לה קצב ידני בסימולציה.
המספרים מתעדכנים בזמן אמת?
כן. המסך מחושב מהנתונים העדכניים של הפרויקט, ועדכון שנעשה עכשיו בשטח יופיע בפעם הבאה שתפתחו אותו. עדכון שנשמר במכשיר בלי קליטה ייכנס אחרי הסנכרון. רק שני דברים נבנים מנתונים שנשמרים פעם ביום, ב-06:00 בבוקר: גרף "סחיפת הצפי" במסך הלו״ז, והייחוס בחלק "השוואה" של "מדדי פרויקט".
אם משהו לא עובד
מופיע "אין פעילויות רלוונטיות בסקופ הזה."
הסינון צר מדי, למשל קבלן שאין לו פעילויות בקומה שנבחרה. החזירו את השדות ל"הכל", אחד אחרי השני.
מופיע "מסכי הבקרה זמינים לצוות הפרויקט בלבד."
החשבון שלכם הוא "צופה". אם אתם צריכים את הבקרה בעבודה, בקשו ממנהל המערכת בארגון לשנות לכם את התפקיד.
נתקעתם? אנחנו כאן
כתבו לנו באיזה פרויקט ובאיזה מסך עבדתם ומה ציפיתם שיקרה. צילום מסך מקצר את הטיפול.
פנייה לצוות שטח