מה תקבלו בסוף
תדעו מה חסר בנתונים לפני שמציגים גרפים, ואיך הפרויקט עומד מול עצמו ומול פרויקטים אחרים בארגון.
שלב אחר שלב
פתחו את המסך ובחרו תקופה
תחת "בקרה" לחצו "מדדי פרויקט". ב"תקופה" בחרו "7 ימים" (ברירת המחדל), "30 יום" או "מותאם". ב"מותאם" מלאו שני תאריכים. עד ששניהם מלאים, המסך מחשב 7 ימים. התקופה משפיעה רק על מונים מסוג "בתקופה". המסך מציג תמיד את כל הפרויקט, ואין בו סינון לפי קומה או דיסציפלינה.
הכירו את שלושת סוגי המונים
בפינת כל כרטיס כתוב הסוג שלו: "סה״כ" (מצטבר מתחילת הפרויקט, כמו תמונות ביצוע), "היום" (המצב ברגע זה, כמו חסמים פתוחים) ו"בתקופה" (מה שקרה בתקופה שבחרתם, כמו חסמים שנסגרו). מונים שמסומנים "פעילות במערכת", כמו תמונות, פנורמות והערות ביומן, מראים שהצוות עובד במערכת. הם לא אומרים שהעבודה בשטח מתקדמת.
קראו את הכרטיסים
בכל כרטיס יש ערך, ובחלק מהם גם עמודות קטנות של 12 השבועות האחרונים. "+N ב-7 ימים" אומר כמה נוספו בשבוע האחרון. בחלק מהכרטיסים יש מתחת פילוח, למשל "פעילויות רלוונטיות" לפי סטטוס ו"פעילויות פתוחות" לפי דיסציפלינה. עמדו עם העכבר על ה-ⓘ שליד השם כדי לראות בדיוק מה נספר. לחיצה על כרטיס פותחת את המסך שהנתון מגיע ממנו: כרטיסי הליקויים פותחים את "מעקב ליקויים" ב"דוחות שטח", ו"מוכנות תיק המסירה" פותח את "מסירה ובדיקות".
עברו על "בריאות נתוני הלו״ז"
כל שורה כאן בודקת דבר אחד שמקלקל את הצפי, ומסומנת בירוק, כתום או אדום. מתחת לכל שורה כתוב למה זה חשוב. שתי השורות הראשונות באחוזים, והשאר במספר פעילויות: "פעילויות פתוחות בלי תאריך סיום מתוכנן", "פעילויות בלי תכנית בסיס", "עבר מועד ההתחלה והן לא התחילו", פעילויות "בביצוע" בלי עדכון 14 יום, "ממתינות לאישור יותר מ-3 ימים", "פעילויות שהוזזו 3 פעמים או יותר", "פיצולים ואיחודים של חדרים בתקופה", ו"תכנית הבסיס הוקפאה" עם התאריך, או "לא הוקפאה".
תקנו לפני הישיבה
כל שורה אדומה מורידה מהאמינות של הגרפים. פעילויות בלי תאריך, או שמועד ההתחלה שלהן עבר: קובעים להן תאריכים במסך "לוחות זמנים". פעילויות בלי תכנית בסיס: נועלים להן בסיס. "בביצוע" בלי עדכון: בודקים בשטח מה קורה. אישורים ישנים: מאשרים. פעילויות שהוזזו שוב ושוב: שואלים למה התכנון נודד. תזמון, נעילת בסיס ואישור הם בידי מנהל פרויקט או מנהל מערכת, אז מפקח או מתכנן מעבירים להם את הרשימה.
השוו את הפרויקט לארגון ולעצמו
בחלק "השוואה", ב"השוואה ל", בחרו "הארגון" כדי להשוות לפרויקטים של הארגון ב-12 החודשים האחרונים, כולל הפרויקט הזה. ההשוואה מוצגת רק כשיש לפחות 3 פרויקטים עם מדידה. "חודשים קודמים" משווה את הפרויקט לעצמו, וצריך לזה לפחות 2 חודשים. משווים רק מדדי יחס, כמו "ביצוע מול בסיס (BEI)", "SPI(t)", "עמידה בתכנון השבועי (PPC)", "זמן אישור", "עבודה חוזרת" ו"חלק הזמן החסום", כי כמויות תלויות בגודל הפרויקט.
קראו שורת השוואה
בכל שורה יש "הפרויקט" (נכון לאתמול), "חציון" ומתחתיו "טווח 25–75", "מיקום" ו"בסיס". בעמודת המיקום, הפס האפור הוא הטווח, הקו הוא החציון והנקודה היא הפרויקט. נקודה ירוקה היא מחוץ לטווח לכיוון הטוב, אדומה מחוץ לטווח לכיוון הרע, וכחולה בתוך הטווח. מתחת כתוב במילים "מעל הטווח", "בטווח" או "מתחת לטווח". ליד כל מדד כתוב "גבוה = טוב" או "נמוך = טוב", ו"לפי דיסציפלינה" מפרק את אותו מדד לכל מקצוע. ב"זמן מחזור" הפירוט הוא "לפי תבנית פעילות וסוג חדר".
מפו סוגי חדרים כדי להשוות זמני מחזור
"זמן מחזור" מושווה לפי תבנית פעילות וסוג חדר. כדי ש"חדר חשמל" ו"ח. חשמל" ייחשבו אותו סוג, מנהל פרויקט או מנהל מערכת פותחים את "ניהול" בתחתית תפריט הפרויקט. בחלק "סוגי חדרים" בוחרים "סוג אחיד" לכל "הסוג כפי שנכתב". "קבלת כל ההצעות" ממלא את מה שהמערכת זיהתה, ו"שמירת המיפוי" שומר. מה שכתוב בחדרים עצמם לא משתנה.
טיפים מהשטח
- "חדרים שהושלמו" גדול מ"מוכנים למסירה"? ההפרש הוא חדרים שחסרה בהם תמונה לפחות לפעילות אחת שהושלמה. השלימו את התמונות עכשיו, לא בשבוע של המסירה.
- בקבוצה "זמן", אם "זמן שחלף" גבוה בהרבה מ"ביצוע", הפרויקט כנראה מאחור. זה כלל אצבע, והתשובה המדויקת נמצאת במסך "לו״ז — תכנון מול ביצוע".
- ייחוס של 3 פרויקטים בלבד עוד לא יציב. התייחסו לנקודה אדומה כסימן לבדוק, לא כפסק דין.
- שגרה טובה: "בריאות נתוני הלו״ז" פעם בשבוע לפני הישיבה, ו"השוואה" פעם בחודש.
שאלות נפוצות
למה ההשוואה לארגון ריקה?
כי צריך לפחות 3 פרויקטים בארגון שנמדדו באותו מדד, והמסך כותב כמה יש כרגע. המדידה נשמרת פעם ביום, רק לפרויקטים בסטטוס "פעיל" ורק כשיש בהם מספיק פעילויות. פרויקט בלי תכנית בסיס לא נמדד ב-BEI, ב-SPI(t) וב-PPC.
פרויקטים אחרים רואים את המספרים של הפרויקט שלי?
לא. ההשוואה מציגה רק חציון וטווח, וערך של פרויקט מסוים אף פעם לא מוצג. כל פרויקט נספר בייחוס פעם אחת, לפי החציון של החודשים שלו.
למה "עדכוני ביצוע" גדול מ"פעילויות שעודכנו"?
הראשון סופר כל שינוי סטטוס, והשני סופר כל פעילות פעם אחת. פעילות שעברה מ"לא התחיל" ל"בביצוע", ל"ממתין לאישור" ול"הושלם" היא שלושה עדכונים של פעילות אחת.
מתי ההשוואה מתעדכנת?
הערכים של הפרויקט מחושבים בכל פעם שפותחים את המסך, נכון לסוף אתמול. הייחוס של הארגון מחושב מחדש פעם ביום, ובתחתית החלק כתוב מתי חושב לאחרונה.
אם משהו לא עובד
בעמודת "הפרויקט" כתוב "אין מספיק פעילויות למדידה"
המדגם קטן מדי, למשל פחות מ-10 פעילויות עם בסיס שהיו אמורות להסתיים. זה יסתדר מעצמו ככל שהפרויקט מתקדם.
מופיע "הפרויקט לא משויך לארגון, ולכן אין ייחוס ארגוני."
בחרו ב"השוואה ל" את "חודשים קודמים", והשוו את הפרויקט לחודשים הקודמים שלו.
נתקעתם? אנחנו כאן
כתבו לנו באיזה פרויקט ובאיזה מסך עבדתם ומה ציפיתם שיקרה. צילום מסך מקצר את הטיפול.
פנייה לצוות שטח