מה תקבלו בסוף
תדעו בכמה ימים הפרויקט מאחור, אם הצפי מחליק, ובאילו מהשבועות הבאים תוכנן יותר ממה שאפשר לבצע.
לפני שמתחילים
- תכנית בסיס נעולה (במסך "לוחות זמנים", הכפתור "תכנית בסיס"). את הבסיס נועלים מנהל פרויקט או מנהל מערכת
- תאריכי סיום מתוכננים לפעילויות, ותאריך יעד לסיום בהגדרות הפרויקט: בלעדיו אין "מול היעד" ואין קו של הקצב הנדרש
שלב אחר שלב
פתחו את המסך ובחרו תצוגה
תחת "בקרה" לחצו "לו״ז — תכנון מול ביצוע". ב"תצוגה" בחרו "ימים", "שבועות" או "חודשים", וב"יחידות" בחרו "כמות" או "אחוזים". "חלון קצב" (2, 4 או 8 שבועות) קובע על כמה שבועות אחורה נמדד הקצב שעליו נשען קו הצפי. כדי לראות גם קו של מה שבוצע בשטח, כולל מה שעוד ממתין לאישור, סמנו את התיבה ליד "בוצע בשטח". הסינון בראש המסך זהה לזה של "תמונת מצב", וכל הבחירות נשמרות בכתובת הדף.
קראו את חמשת הכרטיסים
"צפי השלמת ביצוע" נותן תאריך, וה-ⓘ שלו מפרט מה הצפי לא כולל: דרישות מסירה שאינן פעילויות, ותלויות בין מקצועות. "מול היעד" אומר בכמה ימים הצפי לפני או אחרי תאריך היעד לסיום שבהגדרות הפרויקט. "פיגור בימים", למשל "12 ימים מאחור", אומר שהביצוע נמצא היום איפה שתכנית הבסיס הייתה לפני 12 ימים. "ביצוע מול מתוכנן עד היום" מוצג כיחס: 1 ומעלה בירוק, 0.8 עד 1 בכתום ופחות מזה באדום. הכרטיס החמישי הוא "הדיסציפלינה הקובעת".
קראו את עקומת S
הקו "תכנית בסיס" מראה כמה פעילויות היו אמורות להסתיים עד כל תאריך לפי הבסיס הקפוא, והקו "תכנון נוכחי" מראה את אותו הדבר לפי התאריכים של היום. "ביצוע בפועל" הוא הקו העבה, והוא נגמר בתאריך של היום. משם "צפי" ממשיך אותו קדימה בקו מקווקו. "היקף כולל" מראה כמה פעילויות היו בפרויקט בכל תאריך. כך רואים מתי נוספה עבודה, ולא מתבלבלים בינה לבין ירידה בקצב. הצללה אדומה אומרת שהביצוע מאחורי התכנון הנוכחי, וירוקה שהוא מקדים אותו. סימן ◆ הוא אבן דרך של המסירה.
בדקו את "סחיפת הצפי"
כל נקודה בגרף היא הצפי כפי שחושב באותו יום, בחישוב האוטומטי של 06:00 בבוקר. קו שטוח הוא צפי יציב. קו שעולה משבוע לשבוע אומר שהפרויקט "מחליק", וזה סימן האזהרה המוקדם ביותר שתקבלו. מעל הגרף כתוב בכמה ימים הצפי נדחה או הוקדם ב-4 וב-8 השבועות האחרונים, ואילו דיסציפלינות נדחו הכי הרבה. הגרף הזה תמיד מציג את כל הפרויקט: הסינון רק קובע אילו קווי דיסציפלינות יופיעו לצד קו הפרויקט.
בדקו עמידה בתכנון השבועי (PPC)
לכל אחד מ-12 השבועות האחרונים הגרף מראה כמה אחוז מהפעילויות שתוכננו להסתיים באותו שבוע אכן הסתיימו בו, מול קו יעד של 80%. ב"מול" בוחרים "התכנון בתחילת השבוע", כלומר הלו״ז כפי שהיה ביום ראשון, או "תכנית הבסיס". המדד בודק אמינות, לא מהירות: מי שמתחייב ל-40 ומסיים 38 אמין יותר ממי שמתחייב ל-80 ומסיים 50.
הכינו את ישיבת הקבלנים עם "עומס קדימה"
"עומס קדימה" מראה לכל אחד מ-8 השבועות הבאים כמה פעילויות פתוחות מתוכננות להסתיים בו, מול הקצב הנוכחי. שבוע שתוכנן בו יותר מ-130% ממה שהפרויקט סוגר היום בשבוע מסומן "תכנון לא ריאלי". משם מתחילים לשאול את הקבלן איך בדיוק הוא יספיק.
קראו את "קצב סגירה שבועי"
לכל אחד מ-12 השבועות האחרונים יש עמודה של "נסגרו", ומעליה "בוצעו בשטח, ממתינות לאישור". הקו "ממוצע 4 שבועות" מראה את המגמה. כשיש לפרויקט תאריך יעד, הקו "הקצב הנדרש" אומר כמה צריך לסגור בשבוע כדי לעמוד בו. הפער בין שני הקווים הוא בדיוק מה שמדברים עליו בישיבה.
בקומות חוזרות: בדקו את הזרימה בין הקומות
בתחתית המסך נמצא "זרימה בין קומות (Line of Balance)". לכל דיסציפלינה יש קו שמחבר את התאריכים שבהם כל קומה הגיעה ל-100%, ומשם הוא ממשיך בקו מקווקו לפי הקצב הנוכחי. קווים מקבילים הם זרימה טובה. קו שמתקרב לקו שלפניו הוא מקצוע שעומד להיתקע מאחורי המקצוע הקודם. דיסציפלינה מופיעה בגרף רק אם יש לה עבודה ב-4 קומות לפחות. סינון לפי קומה או אזור לא משפיע על הגרף, כי הקומות הן הגרף עצמו.
טיפים מהשטח
- "פיגור בימים" הוא המספר הכי ברור לישיבה עם המזמין. "12 ימים מאחור" מובן לכולם, גם בלי להסביר עקומות.
- קו התכנון נראה נמוך מדי? מתחת לעקומה כתוב לכמה פעילויות אין תאריך סיום מתוכנן, עם קישור "למסך לוחות הזמנים". בלי תאריך הן לא נכנסות לקו, והפער נראה קטן ממה שהוא באמת.
- הציגו ב"אחוזים" כשמשווים בין פרויקטים או מציגים למזמין, וב"כמות" כשמדברים עם קבלן על מספר פעילויות.
- עקומת ה-S וסחיפת הצפי זזות כשפעילות נסגרת, לא כששולחים אותה לאישור. סמנו את "בוצע בשטח" כדי לראות כמה עבודה מחכה רק לאישור.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין "תכנית בסיס" ל"תכנון נוכחי"?
תכנית הבסיס היא הלו״ז כפי שננעל, והיא לא זזה. התכנון הנוכחי הוא הלו״ז של היום, שמזיזים כשצריך. הפער ביניהם מראה כמה התכנון עצמו זז.
למה גרף "סחיפת הצפי" ריק?
הגרף נבנה מנתונים שהמערכת שומרת כל בוקר ב-06:00, רק לפרויקטים בסטטוס "פעיל", והיא לא משלימה ימים שעברו. עד שמצטברים שני ימים, כתוב בגרף מאיזה תאריך התחיל האיסוף. את השינוי ב-4 השבועות האחרונים תראו רק אחרי 4 שבועות.
מה זה PPC ולמה היעד 80%?
PPC הוא אחוז הפעילויות שתוכננו לשבוע והסתיימו באותו שבוע. 80% ומעלה נחשב תכנון אמין: הצוות יודע מה הוא מסוגל לסיים, וההתחייבויות שלו מחזיקות.
למה אין קו צפי בעקומה?
כי לפחות לדיסציפלינה אחת אין מספיק נתונים כדי למדוד קצב: פחות מ-5 השלמות בחלון, או שכל ההשלמות היו בשבוע אחד. הכרטיס "צפי השלמת ביצוע" אומר לאיזו דיסציפלינה חסר.
אם משהו לא עובד
בכרטיס "פיגור בימים" כתוב "מול התכנון הנוכחי (אין תכנית בסיס)"
עוד לא ננעל בסיס לאף פעילות. מנהל פרויקט או מנהל מערכת פותחים את "לוחות זמנים", לוחצים "תכנית בסיס" ואז "קבע בסיס לפעילויות ללא בסיס". אפשר ללחוץ על זה שוב בכל פעם שנוספות פעילויות: מה שכבר ננעל לא משתנה.
בחלק "זרימה בין קומות" כתוב "הגרף מתאים לפרויקטים עם קומות חוזרות"
אף דיסציפלינה לא עובדת ב-4 קומות או יותר. בבניין נמוך או בפרויקט של קומה אחת הגרף לא מוצג, וזה בסדר גמור.
נתקעתם? אנחנו כאן
כתבו לנו באיזה פרויקט ובאיזה מסך עבדתם ומה ציפיתם שיקרה. צילום מסך מקצר את הטיפול.
פנייה לצוות שטח