מה תקבלו בסוף
תדעו איפה הכסף של הפרויקט עומד, מה צפוי בסוף, ובמה לטפל קודם.
לפני שמתחילים
- חוזים, חשבונות ותשלומים בפרויקט
- תאריכי סיום מתוכננים לפעילויות, בשביל העקומה והתזרים
שלב אחר שלב
פתחו את "בקרה תקציבית"
בתפריט הפרויקט, תחת "בקרה", לחצו "בקרה תקציבית". ב"צד" בחרו "מול קבלנים", "מול המזמין" או "נטו". למעלה: "היקף חוזה", "נסגר", "אושר לתשלום", "שולם (ערך עבודה)", "שולם מול נסגר" ו"עיכבון מוחזק".
קראו את המדדים
CPI משווה את מה שנסגר למה שאושר לתשלום. מתחת ל-1 משלמים יותר ממה שנעשה. SPI משווה את מה שנסגר למה שהיה מתוכנן עד היום, בכסף. "צפי בסיום" הוא העלות הצפויה, ולידו הרווח המתוכנן והצפוי על החלק שיש לו עלות.
הוסיפו את מה שאינו קבלנים
הכרטיס "עלויות אחרות" מראה תקציב, הוצא בפועל וצפי בסיום של חומרים, ציוד, עבודה עצמית, תקורה ובלתי צפוי. את השורות מגדירים במסך "עלויות אחרות", ושם גם רושמים או מייבאים את העלויות בפועל. הכרטיס "חריגים" מראה מה אושר, מה ממתין, ומה בביצוע בלי אישור.
טפלו ב"דורש טיפול"
כאן מופיעים למשל ערבות ביצוע שפוקעת בקרוב, אישור ביטוחים שפג, ערבות שהחוזה דורש וחסרה, וחריגים שבוצעו בלי אישור. את הערבויות מנהלים במסך "ערבויות וביטוחים". את הספים של המסך קובעים ב"ספים".
פרקו לפי פרק, קבלן או דיסציפלינה
ב"קיבוץ" בחרו "פרק", "קבלן", "מבנה", "דיסציפלינה" או "חוזה", ואפשר לסנן גם לפי קבלן ודיסציפלינה. "עקומת S בכסף" מציגה מתוכנן, נסגר, אושר ושולם לאורך החודשים, וקו צפי עד הסוף.
פתחו את "רווחיות"
בתפריט "כמויות וכספים" לחצו "רווחיות". למעלה: "רווח מתוכנן", "רווח עד היום", "צפי רווח בסיום" ו"כיסוי עלות", כלומר כמה מההכנסה כבר מכוסה בעלות ידועה. הגרף והטבלה מראים כל פרק, ולחיצה על פרק פותחת את הסעיפים שלו.
בדקו את התזרים ואת כל הפרויקטים
"תחזית תזרים", תחת "בקרה", מראה לכל חודש תקבולים, תשלומים ונטו: מה שכבר נרשם, ואחריו מה שצפוי לפי התוכנית, תנאי התשלום והעיכבון. "שיא המימון הנדרש" אומר כמה כסף יחסר בנקודה הכי נמוכה. "כספים — כל הפרויקטים", בתפריט הראשי, מציג שורה לכל פרויקט.
טיפים מהשטח
- "כיסוי עלות" נמוך אומר שחלק מההכנסה עוד בלי קבלן או בלי עלות. הרווח על החלק הזה עוד לא ידוע, ולכן המסך לא מציג אותו כרווח.
- כל בוקר נשמרת תמונה של המספרים, וממנה בונים את מגמת הרווח לאורך זמן.
- בבונה הדוחות אפשר להוסיף מדדי כסף לדוח, ולשלוח אותו במייל רק לבעלי הרשאה לכספים.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין "שולם" ל"שולם (ערך עבודה)"?
"שולם (ערך עבודה)" הוא ערך העבודה שהתשלומים כיסו, לפני מע"מ ועיכבון. כך אפשר להשוות אותו ישירות למה שנסגר.
למה הרווח הצפוי שונה מהרווח המתוכנן?
כי הצפי מתחשב בכמויות הצפויות בסיום, בחריגים ובעלויות האחרות שנרשמו. פרק שבו הכמויות גדלות מעבר לחוזה, או שעלות הקבלן בו עלתה, יראה צפי נמוך מהמתוכנן.
מי רואה את "כספים — כל הפרויקטים"?
מנהל פרויקט רואה את הפרויקטים שהוא חבר בהם, ומנהל מערכת את כל פרויקטי הארגון.
נתקעתם? אנחנו כאן
כתבו לנו באיזה פרויקט ובאיזה מסך עבדתם ומה ציפיתם שיקרה. צילום מסך מקצר את הטיפול.
פנייה לצוות שטח