# ניהול משתמשים: השבתה, ארכיון, שחזור ואישור נרשמים

> את המשתמשים בארגון מנהלים במסך "משתמשים והרשאות": משביתים לתקופה את מי שיוצא לחופשה ארוכה, מעבירים לארכיון עובד שעזב או קבלן שסיים ומוסרים את המשימות והחסמים שלו לאחראי אחר, מאשרים נרשמים חדשים ומחזירים משתמשים כשצריך. כך הרשימה נשארת נקייה, המקומות בתוכנית מתפנים, ואף חסם לא נשאר על שם של מי שכבר לא באתר.

- מקור: https://shetach.co.il/academy/guides/manage-users-lifecycle
- מודול: ניהול הארגון · רמה: מתקדם · כ-9 דקות
- מיועד ל: מנהל ארגון
- הרשאה נדרשת: מנהל מערכת
- עודכן ונבדק מול המערכת: 2026-10-23

**בסיום המדריך:** תדעו להשבית, להעביר לארכיון עם העברת פריטים, לשחזר, לאשר נרשמים ולנתק מכשירים של משתמש.

## סרטון: ניהול משתמשים

סינון המשתמשים, דף משתמש, המכשירים המחוברים, השבתה והפעלה מחדש. (0:37, מוקלט מהמערכת על נתוני דמו: https://shetach.co.il/academy/videos/users-admin.mp4)

- 0:00 ברשימה: משתמשי הארגון, התפקיד והפעילות האחרונה
- 0:03 מסננים, למשל לפי תפקיד, ונכנסים למשתמש
- 0:08 ב"אבטחה": הכניסות והמכשירים שהוא מחובר בהם
- 0:13 "השבתה": הוא מנותק מכל המכשירים ולא יכול להיכנס
- 0:19 עכשיו הוא "מושבת", וב"אבטחה" אין אף מכשיר מחובר
- 0:26 כשהוא חוזר: "הפעלה מחדש"

## לפני שמתחילים

- תפקיד "מנהל מערכת" בארגון
- חיבור לרשת: כל הפעולות במסך הזה דורשות חיבור לשרת

## שלב אחר שלב

### 1. פתחו את "משתמשים והרשאות"

בתפריט הצד לחצו "הגדרות" ובחרו "משתמשים והרשאות". מתחת לכותרת רואים כמה משתמשים יש לכם מתוך המכסה, ולפעמים גם כמה לא פעילים 60+ יום וכמה הזמנות פגו. במסך חמש לשוניות: "משתמשים", "ממתינים לאישור", "הרשאות", "כניסה ואבטחה" ו"יומן פעילות".

### 2. מצאו את המשתמש

חפשו לפי שם או מייל, וסננו לפי סטטוס, תפקיד ופרויקט. בבורר "פעילות: הכול" בחרו "לא פעילים 30+ יום", 60 או 90 כדי לראות מי לא השתמש במערכת. הכפתורים "לא נכנס מעולם", "ללא פרויקטים" ו"הזמנות שפגו" מוצאים את מי שתופס מקום בלי לעבוד. לחיצה על שם פותחת את דף המשתמש.

### 3. השביתו לתקופה

בדף המשתמש, בלשונית "פרטים", בתיבה "מצב המשתמש", לחצו "השבתה" ואשרו. המשתמש מתנתק מיד מכל המכשירים, לא יכול להיכנס ולא נספר במכסה. כשהוא חוזר, לחצו "הפעלה מחדש". כך עושים בחופשה ארוכה, או עם קבלן שיחזור לשלב הבא.

> שימו לב: בארגון חייב להישאר לפחות מנהל מערכת פעיל אחד: את האחרון אי אפשר להשבית או להעביר לארכיון.

### 4. העבירו לארכיון את מי שעזב

לחצו "העברה לארכיון". בחלון תראו מה עוד פתוח על שמו: משימות, חסמים, ליקויים, פעילויות ביצוע, פעילויות פרויקט שהוא האחראי עליהן, דוחות ותזמוני דוחות. ב"העבר את הפריטים ל-" בחרו מי ממשיך, למשל דנה אברהמי, ואשרו. בסוף תראו מה עבר ומה נשאר.

> שימו לב: פריט עובר רק אם מי שבחרתם רואה את הפרויקט שלו. השאר נשארים על שם מי שעזב, ותזמוני דוחות שלא הועברו מושהים, כדי שלא ימשיכו לצאת בשמו.

### 5. שחזרו מהארכיון

בבורר הסטטוס בחרו "בארכיון", פתחו את המשתמש ולחצו "שחזור מהארכיון". הוא חוזר עם התפקיד והפרויקטים שהיו לו, אם יש מקום פנוי בתוכנית. מי שעוד לא קבע סיסמה חוזר כ"הוזמן", ושולחים לו שוב את ההזמנה עם "שליחת ההזמנה מחדש".

### 6. אשרו או דחו נרשמים

בלשונית "ממתינים לאישור" מופיע מי שנרשם עם קוד ההצטרפות של הארגון, או נכנס בפעם הראשונה עם Microsoft מדומיין שהוגדר לארגון. בחרו תפקיד (ברירת המחדל היא "צופה") ולחצו "אשר", או "דחה" למי שאתם לא מכירים. אחרי האישור צרפו אותו לפרויקט, אחרת הוא לא יראה כלום: בדף שלו, בלשונית "פרויקטים", בחרו פרויקט תחת "הוספה לפרויקט" ולחצו "הוסף".

### 7. בדקו ונתקו מכשירים

בלשונית "אבטחה" בדף המשתמש רואים "כניסה מלאה אחרונה", "פעילות אחרונה", ניסיונות כניסה כושלים ו"כניסות אחרונות". ברשימה "מכשירים וחיבורים פעילים" לחצו "ניתוק" ליד מכשיר אחד, למשל טלפון שאבד, או "ניתוק מכל המכשירים". באותה לשונית גם שולחים קישור לאיפוס סיסמה, עם "שליחת קישור איפוס למייל".

### 8. פעלו על כמה משתמשים יחד

סמנו כמה משתמשים ברשימה, ותופיע שורת פעולות: "שיוך לפרויקט", "הסרה מפרויקט", "שינוי תפקיד", "השבתה", "העברה לארכיון" ו"שליחת ההזמנה מחדש". אפשר לסמן עד 100 משתמשים בבת אחת, ולשלוח הזמנה מחדש לעד 20 מוזמנים בכל פעם. בסוף תראו אצל מי הפעולה לא בוצעה ולמה.

## טיפים מהשטח

- השבתה היא לתקופה, ארכיון הוא למי שעזב. שניהם מנתקים מיד ומפנים מקום בתוכנית, אבל משתמש בארכיון גם יורד מהרשימה הרגילה ומרשימות האחראים בפרויקטים.
- כשמעבירים כמה משתמשים לארכיון בבת אחת, הפריטים שלהם לא עוברים לאף אחד. למי שיש משימות או חסמים פתוחים, העבירו לארכיון מדף המשתמש.
- הזמנה שלא נפתחה במשך 3 ימים נשלחת שוב לבד, פעם אחת. הזמנה שפגה עדיין תופסת מקום, עד שלוחצים "ביטול ההזמנה".
- כל פעולה כאן נרשמת. "יומן פעילות" מציג את כולן בעברית, ו"היסטוריה" בדף המשתמש מראה מה נעשה למשתמש ומה הוא עצמו עשה.

## שאלות נפוצות

### מה ההבדל בין השבתה לארכיון?

משתמש מושבת נשאר ברשימה וחוזר ב"הפעלה מחדש". משתמש בארכיון יורד מהרשימה הרגילה, ובהעברה לארכיון אפשר למסור את הפריטים שלו למישהו אחר. בשני המקרים הוא מנותק ולא תופס מקום בתוכנית.

### אפשר למחוק משתמש לגמרי?

מנהל הארגון יכול להעביר לארכיון, ומשם תמיד אפשר לשחזר. מחיקה לצמיתות של הפרטים האישיים נעשית רק דרך צוות שטח, ורק למשתמש שכבר בארכיון. גם אז, מה שהוא עשה במערכת נשאר.

### למה אין לי כפתורי "השבתה" ו"העברה לארכיון" בדף שלי?

אי אפשר להשבית את עצמכם, להעביר את עצמכם לארכיון או לשנות לעצמכם תפקיד. את זה עושה מנהל מערכת אחר בארגון.

### מי שעזב עדיין מופיע כאחראי על חסם. איך מתקנים?

אם העברתם לארכיון בלי לבחור למי להעביר, או שמי שבחרתם לא רואה את הפרויקט, הפריט נשאר על שמו. פתחו את הפריט ושנו את האחראי ידנית.

## אם משהו לא עובד

### הפעלה מחדש או שחזור נעצרים בהודעה "הגעתם למכסת המשתמשים בתוכנית"

המשתמש צריך מקום פנוי. בטלו הזמנה שפגה או העבירו לארכיון מישהו שלא פעיל, ונסו שוב. לעוד מקומות פנו לצוות שטח.

### משתמש שאישרתם נכנס ורואה מסך ריק

הוא אושר, אבל לא צורף לפרויקט. בדף המשתמש, בלשונית "פרויקטים", בחרו פרויקט תחת "הוספה לפרויקט" ולחצו "הוסף".

### אין כפתור "השבתה" למשתמש שהוזמן

את מי שהוזמן ועוד לא נכנס לא משביתים. אצלו הכפתור הוא "ביטול ההזמנה": הקישור שנשלח מפסיק לעבוד והמקום בתוכנית מתפנה.

## ממשיכים מכאן

- [הוספת משתמשים וצירוף לצוות הפרויקט](https://shetach.co.il/academy/guides/invite-project-members.md)
- [תפקידים והרשאות: מי יכול לעשות מה](https://shetach.co.il/academy/guides/roles-and-permissions.md)
- [אבטחת החשבון: סיסמה, כניסה מהירה ומכשירים](https://shetach.co.il/academy/guides/account-security.md)
- [גיבוי ושחזור פרויקט, ואיך רואים מי שינה מה](https://shetach.co.il/academy/guides/backup-and-audit.md)